資料庫出現以下情形時，中國境內企業應向商務主管部門申請辦理境外投資備案或核准的註銷手續：
（1）
《企業境外投資證書》或《企業境外機構證書》失效。根據規定，自領取《企業境外投資證書》或《企業境外機構證書》之日起2年內，境內企業未在境外開展投資的，證書自動失效。
（2）
境外企業或機構已註銷。
（3）
境內企業已將境外企業100%轉讓給境外企業、機構或自然人。
法律依據：《境外投資管理辦法》（商務部令2014年第3號）第十七條
企業終止已備案或核准的境外投資，應當在依投資目的地法律辦理註銷等手續後，向原備案或核准的商務部或省級商務主管部門報告。原備案或核准的商務部或省級商務主管部門根據報告出具註銷確認函。
終止是指原經備案或核准的境外企業不再存續或企業不再擁有原經備案或核准的境外企業的股權等任何權益。
境內企業之前有辦理境外直接投資外匯登記的，在取得原備案或核准的商務主管部門出具的註銷確認函後還應向外匯管理部門申請辦理註銷境外投資外匯登記手續。
法律依據：國家外匯管理局2009年頒佈的《境內機構境外直接投資外匯管理規定》第十條
境內機構持有的境外企業股權因轉股、破產、解散、清算、經營期滿等原因註銷的，境內機構應在取得境外直接投資主管部門相關證明材料之日起60天內，憑相關材料到所在地外匯局辦理註銷境外直接投資外匯登記手續。
根據國家發改委外資司2020年5月發佈的《境外投資核准備案百問百答》，已完成的境外投資項目，如境內企業計劃減資、註銷或退出項目，無需履行變更手續。如境外投資項目尚未完成，境內企業則需要按照《企業境外投資管理辦法》（國家發展和改革委員會令第11號）第三十四條的規定，向原核准或備案部門申請辦理變更手續。
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