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外國公司臺灣代表處登記指引

外國公司臺灣代表處登記指引

外國公司若無意在臺灣境內營業而指派代表人代表其在臺灣境內為業務上之法律行為,設立辦事處時,應向經濟部商業司申請報備而無須申請認許。該代表人可為臺灣居民或外國人(大陸人士除外,但香港人或澳門人可)。所謂業務上之法律行為,具體而言,系指簽約、報價議價、投標、采購等。外國公司若不再派代表人在臺灣境內為業務上之法律行為時,應向臺灣經濟部商業司申請撤銷報備。

本文旨在簡單介紹外國公司臺灣代表處之主要特點、登記程序及申請登記所需文件,以供本事務所客戶參閱。

一、 臺灣代表處主要特點

1、 法律範圍


代表處不具備獨立法人地位,而只是其總公司的一個延伸機構。外國公司於臺灣開設之代表不具備發起訴訟或者應訴之資格。代表處不能從事賺取營利之業務,不能開發發票。一般而言,代表處的作用在於為外國公司於臺灣提供支援服務,例如代表外國公司簽署合同、進行業務洽談以及質量檢測等工作。


2、 代表處之名稱


代表處之名稱必須遵循下述格式:外國公司國籍+外國公司名稱+臺灣代表處。例如:香港啟源會計師事務所有限公司臺灣代表處。


3、 代表處營業地址


每個於臺灣登記成立的代表處,都必須要有一個位於臺灣之營業辦事處。該辦事處必須位於商業辦公樓或者商住大樓。外國公司必須與辦公室之業主簽署租賃合同。租賃合同是辦事處登記申請的必須文件之一。


4、 註冊資本


臺灣代表處無需註冊資本。代表處日常運營資金由其外國總公司支付。外國公司可以於代表處需要資金時方往臺灣匯款。


5、 訴訟及非訴訟代理人


每個於臺灣登記成立之辦事處都需要具備一名訴訟及非訴訟代理人。與分公司一樣,外國公司經中華民國政府認許,應指派一在中華民國境內訴訟及非訴訟代理人代表其外國公司為在中華民國境內之負責人,該代表人可為本國人亦可為外國人(大陸人士除外,但香港人或澳門人可)。


6、 開立公司戶口


代表處正式登記後,必須於臺灣申請開設銀行賬戶,以便總公司可以匯入自己所定之投資額,以支持代表處之日常營運。


7、 辦理稅務登記


雖然代表處無需繳納稅款,但是仍然需要辦理稅務登記。臺灣代表處於國稅局申請稅務登記證號,稅務登記證號是發證機關給出的一張稅務「身份證」,按行業類別不同,有國稅稅務登記證和地稅稅務登記二種。


8、 經營範圍


外國公司於臺灣登記的常駐代表機構(代表處),不能進行會產生營收的業務活動。如果投資者擬於臺灣從事貿易進出口業務,或者向客戶提供服務,則應該考慮申請註冊有限公司或者分公司。

二、
臺灣辦事處註冊程序

1、 前期籌備工作


(1) 租賃辦公室
提交代表處的登記申請之前,投資者需先行於臺灣租賃代表處的經營場所並且簽署正式的租賃合同。該辦公室必需位於商業樓宇或者商住大廈,及租賃期限不得少於12個月。

(2) 投資者身份證明文件公證
同時,投資者需安排其身份證明文件的公證手續。需要公證的文件包括公司註冊證書、公司章程、商業登記證及周年申報表等。

(3) 訴訟及非訴訟代理人授權書(Power of Attorney)公證
投資者需要為其臺灣代表處委任一名訴訟及非訴訟代理人,編制委托授權書,並安排該授權書的公證手續。

(4)  股東會或董事會之議事錄的公證
 投資者需就決定於臺灣開設代表處編制一份股東會或董事會之議事錄, 並安排該文件的的公證手續。

(5) 其它文件
同時,投資者還需要準備指定在臺灣地區之訴訟及非訴訟代理人的身份證明文件的復印件、住址等文件及資料。


2、 申請登記程序


上述籌備工作辦理完畢,投資者即可開始辦理代表處的登記申請工作:


(1) 辦理名稱預先核準
確認名稱可用後,我司準備外國公司報備表,以申請名稱預先核準。

(2) 辦理代表處登記證
向臺灣經濟部工商登記提交代表處登記申請文件,辦理代表處登記證。

(3) 辦理刻制印章
領取代表處登記證明,辦理代表處印章刻制事宜。我司只包括銀行開戶使用之訴訟及非訴訟代理人牛角章,及公司大章。

(4) 辦理稅務登記
代表處正式登記成立後,於國稅局申請稅務登記證號,稅務登記證號是發證機關給出的一張稅務「身份證」,按行業類別不同,有國稅稅務登記證和地稅稅務登記二種。

三、
臺灣代辦處登記所需時間

序號 項目 辦理時限 (工作日)
1 租賃辦公室
1
2 香港公司(投資方)註冊文件、代理人授權書公證
5
3 經濟部工商登記( 辦事處登記證)
10-12
4 刻制印章
2
5 稅務登記
5
6 銀行開戶 – 根據個別銀行審批時間而定
5-10

備註:
1、 上表所列為估計所需時間,實際所需時間可能受審批機關的辦事時間影響;
2、 上表上述時間乃是以客戶提供緊密配合之基礎而定;
3、 上表所述時間沒有計算申請特別許可的時間,如需要。

四、 申請於臺灣登記代辦處所需文件和資料

1、
經公證之投資者之身份證明文件


投資者之身份證明文件,例如公司註冊證書或營業執照等文件,必須經由合格的公證律師公證後再經中華旅行社認證。驗證有效期限為一年。


2、 股東會或董事會之議事錄


股東會或董事會關於決定於臺灣地區申請設立代表處之會議記錄或者書面決議案。會議事錄或書面決議案須經香港律師公證後再經臺灣駐香港文化交流協會認證。公證書有效期限為一年。本登記套裝已經包含編制董事會會議記錄或書面決議案及安排該等文件的公證服務。


3、 在臺灣地區指定之訴訟及非訴訟代理人授權書


訴訟及非訴訟代理人委托授權書一份,內容是境外總公司明確授權代表其本公司在臺灣地區之負責人及授權該代理人在臺灣地區之業務活動範圍。代理人授權書須經當地律師公證後再經臺灣駐當地使、領館認證。驗證有效期限為一年。本登記套裝已經包含編制該項授權書及安排該文件的公證服務。


4、 在臺灣地區指定之訴訟及非訴訟代理人身分證明文件


如果指定代理人為臺灣地區居民者,需檢附擬出任代理人人士之身份證影本;  如指定代理人為非臺灣地區居民,則需檢附身份證影本或居留證影本或護照影本應加註住所地址及親自簽名、加蓋印章。


5、 辦事處的辦公場所租賃契約影本及其相關證明


辦事處需要提供租賃合同原件2份(租賃期限一年以上,以境外總公司或在臺灣地區指定之訴訟及非訴訟代理人的名義簽署)。


6、 房屋使用同意書正本及房屋完稅稅單影本或所有權狀影印本


房屋使用同意書應載明同意提供使用之公司名稱。由建築物所有權人出具。房屋完稅稅單應為最近一期者。

六、
臺灣登記代辦處所返回予客戶之文件

1、 外國公司報備核準函
2、 外國公司報備表
3、 扣繳單位營業核準表-稅務
4、 公司大章及非訴訟代理人印章(木制)


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