資料庫工資單通常由總收入，工資扣除額，聯邦和州個人所得稅，社會保障稅和醫療保險稅，殘疾險，及淨收入組成。總收入是指員工在扣除任何扣除額或稅款之前獲得的總收入，還包括員工可能擁有的任何其他類型的收入，例如包括假期工資、病假工資、獎金以及員工可能收到的其他工資。
工資扣除額是可以從員工的總工資中扣除的各種自願扣除額，其中一些在稅前扣除，一些在稅後扣除。稅前扣除是從僱員的工資總額中扣除，然後再納稅。包括健康、牙科或人壽保險、某些退休賬戶的扣除額，或FSA或HSA賬戶的扣除額等。
工資稅包含聯邦和州政府要求僱主代扣各類所得稅和工資稅。其中工資稅用於支持社會保障和醫療保險費用，而所得稅用於其他聯邦和州計劃。
淨工資是員工在扣除所有要求和自願扣除後獲得的總金額。
標準工資單還包括一個人的總工作時間、工資期和日期、公司信息、工資單信息、病假工資、產假工資、工資記錄保存、加班費、假期休假、解僱費、最低工資等。
公司通常會定期處理工資單。此間隔因公司而異，並且可能因公司內部不同類型的員工而異。根據美國勞工部和勞工統計局於2019年2月進行的研究，最常見的薪酬頻率是有四種，分別為每周、雙周、半月及每月。
工資稅是工資單的重要組成部分。每個州之間的規定存在差異，此部分以聯邦及加州為例進一步講解。
- 聯邦和加州的工資稅
在聯邦層面，僱主需要從員工的工資中預扣和繳納聯邦所得稅、社會保障稅和醫療保險稅給聯邦稅務局。同時，僱主也有責任為員工繳付相應金額的社會保障稅和醫療保險稅給聯邦稅務局。
在加州層面，僱主必須在每個日曆季度向 EDD (Employment Development Department)報告所有員工工資。除了一些家庭工人的僱主外，其他所有僱主需要定期幫員工繳納州殘疾保險 (SDI) 和加州個人所得稅 (PIT)的預扣稅。僱主存款計劃的頻率取決於僱主的聯邦存款計劃和預扣的 PIT 金額。同時，加州的僱主為每位員工的前 7,000 美元工資支付 3.4% 的失業保險 (UI) 稅和就業培訓稅 (ETT) 的 0.1%（也是工資的前7,000 美元）。雖然新僱主的 UI 稅率在前三個納稅年度沒有變化，但如果新僱主的儲備賬戶餘額為負，則新僱主第一年後的 ETT 稅率可能為 0%（零）。有關如何確定 UI 費率的信息，請參閱 DE231Z，信息表：加州經驗評級系統。SDI 率可能每年都在變化。登記表可以從EDD 的網站下載。
- 相關稅率
如果僱主發出所需的信息申報表，則第3509節的稅率如下：
- 社會保障稅：僱主稅率為6.2%，加上僱員稅率6.2%的20%，總稅率為⼯資的7.44%。
- 醫療保險稅：僱主稅率1.45%加上僱員稅率1.45%的20%，總稅率為⼯資的1.74%。
- 附加醫療保險稅：需繳納附加醫療保險稅的⼯資的0.18%（員⼯稅率0.9%的20%）。
- 聯邦所得稅預扣稅：稅率為1.5%。
如果僱主沒有發佈所需的信息申報表，第3509節的稅率如下：
- 社會保障稅：僱主稅率為6.2%，加上僱員稅率6.2%的40%，總稅率為⼯資的8.68%。
- 醫療保險稅：1.45%的僱主稅率加上1.45%的僱員稅率的40%，總稅率為⼯資的2.03%。
- 附加醫療保險稅：需繳納附加醫療保險稅的⼯資的0.36%（員⼯稅率0.9%的40%）。
- 聯邦所得稅預扣稅：稅率為3.0%。
W-2是僱主給僱員發的年度工資總計表。無論您是兼職還是全職員工，只要您和僱主之間存在僱傭關係，且有薪資收入就會收到W-2。國稅局要求僱主在報稅年過完後，下一年的1月31日前就要發出報稅年的W-2表格。W-2包括基本信息、收入及聯邦稅相關信息、州稅相關信息以及地方稅相關信息四部分內容。
- 基本信息：包括僱主的基本信息（僱主識別號碼、姓名、地址等）以及僱員的基本信息（社會安全碼、姓名和地址等）。
- 收入及聯邦稅相關信息：這部分內容包括聯邦應納稅收入、聯邦所得稅扣繳、社會安全工資、社會保險稅、醫療保險薪資、醫療保險稅、需要交社保稅的小費收入、僱主分配的小費收入、被撫養人福利以及其他信息項。
- 州稅相關信息：包括州的名字，僱主的州稅稅號、州所得稅工資（州所得稅的稅基）以及州所得稅
- 地方稅相關信息：包括地方所得稅工資（地方所得稅的稅基）、地方所得稅和所在地名稱。
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