根據《香港公司條例》，每間在香港註冊的公司均須委任公司秘書。從公司註冊證明書上所提及的公司成立日起，公司的首任公司秘書就是在針對公司提交的公司註冊表格中被稱為秘書的個人或法人團體。

公司董事可以同時擔任公司秘書。但是，如公司只有一名董事，那名董事便不能成為該公司的公司秘書。

公司秘書須合乎以下條件：
１、 如果是以個人身份出任，該個人須通常居住在香港；
２、 如果是法人團體，則必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。

根據第615章《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》規定，任何人在香港經營或擬在香港經營信托或公司服務業務，均須申請《信托或公司服務提供商牌照》。換句話說，如果上述的個人或法團是專門提供公司服務的服務供貨商，除非在獲得豁免，否則也必須是此牌照持有人。

公司秘書被要求或授權執行的任何事情，可以由任何助理或副秘書代行（僅限於秘書職位處於空缺或因任何其他原因沒有合適的秘書能夠執行）。如公司由任何助理或副秘書代為執行，則由董事一般或特別授權的高級行政人員執行。

公司秘書的職責可能因公司規模和性質而異。一般而言，公司秘書的職責包括與股東和監管機構通信，並確保公司符合規定進行董事會及股東大會等會議。因此，公司秘書需要出席公司及董事會的所有會議，並準備會議記錄。公司秘書還需負責股份轉讓，保存公司會議記錄及交付文件，並向香港公司註冊處進行必要的申報。

作為公司的高級職員，公司秘書與其他高級職員具有相似的職責。公司秘書還必須履行法律賦予公司所有高級職員的職責。

公司秘書由董事任命。根據《香港公司條例》，公司秘書可按其認為合適的任期、薪酬和條件接受任命。

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